As a volunteer at this event, I want to express my sincere gratitude to the CEA, EA Brazil's core team, Sociedade Vegetariana Brasileira, Universidade de São Paulo, other volunteers, the speakers, and everyone who attended. I sincerely wish that many beings will benefit from all your kindness.
May all countries provide a safe space for people to engage in their altruistic activities!
We thank you @Diego Oliveira, without you and the entire team of volunteers, the AEBr Summit would not have been possible. Thank you very much!
Congratulations, Leo and Juana! It looks like it was a great event. Excited about EA Brazil's future projects!
Thank you very much Anto Boetsch!
Executive summary: The AEBr Summit 2024, the first Brazilian national EA conference, successfully brought together 220 attendees and generated around 850 connections at a cost of $45.45 per attendee, with high participant satisfaction despite some organizational challenges.
Key points:
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This retrospective provides an overview of the AEBr 2024 Summit, highlighting successes and areas for improvement. We welcome your feedback and comments to help enhance future EA Brazil conferences.
The AEBr Summit 2024 was a success. It had 220 attendees who felt welcome and satisfied, generating around 850 connections at a cost of $45.45 per attendee.
The AEBr Summit took place on June 29, 2024, at the University of São Paulo, São Paulo, Brazil. It was EA Brazil's first national meeting, with contributions from numerous experts and organizations aligned with Effective Altruism, primarily from the animal cause sector (Sinergia animal, Animal Equality, Forum Animal, Mercy for Animals, Sea Shepherd and Sociedade Vegetariana Brasileira), as well as health and development organizations like Doebem, Associação Brasileira de Psicólogos Baseadas em Evidências and Impulso Gov.
The primary goal was to expand and strengthen the Brazilian EA community by inviting both newcomers and experienced members to join together for a day of inspiring talks, workshops, and networking. The event was funded by the Centre for Effective Altruism and supported by the Innovation Center of the University of São Paulo (INOVA USP). Delicious vegan meals were provided by Sociedade Vegetariana Brasileira (SVB), contributing to the event's success. The expectation was to bring together 200 people, so it was an accomplishment to register 255 applicants, with 220 attending, among speakers and volunteers.
The event featured
Based on the feedback responses from 60 attendees (27%):
The AEBr Summit core team comprised Juana Maria, Leo Arruda, Ivan Martucci, and Adriana Arauzo. They were supported by Ollie Base and Arthur Malone from the CEA events team.
The core team worked remotely except for some site visits. Two members of the team worked together in person in São Paulo during the final week. While remote work was effective, in-person collaboration proved significantly easier, especially since some members didn't know each other well beforehand. In hindsight, it would have been beneficial for the team to meet and work in person earlier, ideally two weeks in advance of the summit rather than just one.
There were 40 volunteers divided into various roles: communication, logistics, food and catering, room supervision, speaker liaison, admissions, reception, and community health. Most volunteers were already engaged in the community, but a few were completely new.
Special thanks to Ivan Martucci, Adriana Arauzo, Luna Praun, Juliana Cardoso, Gustavo Henrique, Brenda Allen, and Marcela Borges who worked so hard.
The team received exceptional support from the Brazilian Vegetarian Society (SVB), which provided vegan food for all meals, and the cooking team. Many volunteers also assisted with the catering.
The whole budget of 10,000 USD was spent, either with the event direct expenses, marketing, or partial coverage of speaker and participant domestic travel expenses (20% of the total budget - and accommodations were not covered).
The costs were kept low due to:
| Expense Breakdown | Estimated Totals |
| Venue costs | $2,365.78 |
| Catering costs | $705.12 |
| Marketing costs | $1,940.07 |
| Production costs | $675.94 |
| Logistics costs | $4,313.19 |
| GRAND TOTAL | $10,000.11 |
The gender ratio at the AEBr Summit was balanced, with 42% of the speakers and 45% of the attendees identifying as female. Session attendance was strong across all sessions. Most attendees were from São Paulo (64%, with an additional 18% from nearby cities) and Rio de Janeiro (10%).
Attendees reported enjoying the event and feeling welcome. The organizers prioritized creating a welcoming atmosphere and were positively surprised with a high score of 9.1 out of 10 in the Likelihood to Recommend (LTR) score. The feedback survey confirmed the positive impression, with attendees rating the statement “The AEBr Summit was a place where I felt welcome” at 4.8 out of 5.
Planning for the AEBr Summit began in early April 2024, with the venue secured by the end of the month. The date of June 29th was chosen, as several of the experienced speakers would be unavailable in July. Key steps included sending out save-the-dates, compiling a list of potential speakers, and organizing the event program and admissions process. Admissions opened on May 16th, and the team then focused on securing speakers and finalizing the event program. Admissions closed on June 22nd, allowing the team to concentrate on additional preparations, such as coordinating the career fair, managing attendee and speaker communication, organizing volunteers, setting up the venue, and handling catering logistics.
Most pre-event work was handled by the core team, with some volunteer assistance in areas like communication, marketing, admissions, logistics, and food. The workload could have been better balanced with improved planning. Unforeseen important decisions and interdependencies led to the centralization of many tasks.
On-site work distribution faced challenges, as some volunteers withdrew at the last minute, resulting in a heavy physical workload for a few volunteers. It is probably better for this type of work to be carried out by paid workers. Many volunteers were dedicated and took on leadership and responsibility when needed, but they were unable to enjoy the event and have 1-on-1s.
The marketing strategy involved spreading the word through the team's WhatsApp groups, university group organizers, Instagram, and organizations aligned with Effective Altruism, such as Sinergia Animal, Mercy for Animals, and the National Forum for Animal Protection and Defense. The team also announced the event at EA outreach events at major universities like UNICAMP, PUC, USP, USJT, and USU.
The team made a "Save the Date" post on EA Forum and Instagram as soon as the venue was secured, even before having the registration ready. The registration form was published on Instagram, Facebook, and the main EABr WhatsApp and Slack groups. The team tried Facebook and Instagram advertising for two posts but soon realized it was not effective.
For Instagram, the team contacted large unofficial USP university event accounts, targeting students as the main audience since USP is the top university in Brazil and the event was held there. This strategy was convenient given the limited marketing budget.
There were a total of 255 applicants of which 230 were approved (an acceptance rate of 90%). The target was 500, but it still filled the event capacity.
The event had a Participant's Guide, put together by Adriana Arauzo, addressing numerous potential issues and helping to reduce uncertainty ahead of the conference.
The Brazilian Vegetarian Society (SVB) generously provided high-quality, allergen-free, and completely vegan food. The team ensured that all ingredients and allergens were clearly labeled. The food received a very positive rating of 8.98 out of 10.
Marcela Borges, who has been to many EAG conferences in the past, played a key role in this partnership, aiming to offer attendees an impressive vegan experience to encourage more people to consider reducing meat consumption and adopting a vegan diet. She mobilized many resources within SVB and with providers to make this possible.
Food was served at a buffet table, but there were long queues. In hindsight, setting up additional buffet tables would have reduced wait times. Many tasks, such as catering (which was also offered by SVB), should have been outsourced to avoid overburdening the volunteers. Due to a shortage of staff for serving, volunteers had to assist throughout the event, limiting their ability to participate fully in the event.
The team didn’t have access to Salesforce and had to create and execute many processes and communications semi-manually.
The main services used were:
Among the main shortcomings of the event were:
Despite these challenges, many volunteers developed a strong sense of personal responsibility and ownership, which was a positive outcome of the situation.
We would like to extend our heartfelt gratitude to the following organizations and individuals whose contributions were crucial to the success of the AEBr Summit 2024:
Special thanks to:
Esta retrospectiva fornece uma visão geral do AEBr Summit 2024, destacando os sucessos e as áreas de melhoria. Agradecemos seu feedback e comentários para ajudar a aprimorar as futuras conferências do AE Brasil.
O AEBr Summit 2024 foi um sucesso. Teve 220 participantes que se sentiram acolhidos e satisfeitos, gerando cerca de 850 conexões ao custo de $45,45 por participante.
O AEBr Summit aconteceu no dia 29 de junho de 2024, na Universidade de São Paulo, em São Paulo. Foi o primeiro encontro nacional do AE Brasil, com contribuições de muitos especialistas e organizações alinhadas ao Altruísmo Eficaz, principalmente da causa animal (Sinergia animal, Animal Equality, Fórum Animal, Mercy for Animals, Sea Shepherd Brasil e Sociedade Vegetariana Brasileira), bem como organizações atuando em saúde e desenvolvimento como Doebem, Associação Brasileira de Psicólogos Baseadas em Evidências e Impulso Gov.
O principal objetivo foi expandir e fortalecer a comunidade brasileira de AE, convidando tanto novatos quanto membros experientes para se juntarem em um dia de palestras inspiradoras, workshops e networking. O evento foi financiado pelo Centre for Effective Altruism e apoiado pelo Centro de Inovação da Universidade de São Paulo (INOVA USP). Deliciosas refeições veganas foram fornecidas pela Sociedade Vegetariana Brasileira (SVB), contribuindo para o sucesso do evento. A expectativa era reunir 200 pessoas, e conseguimos 255 aplicações, com 220 participantes presentes, entre palestrantes e voluntários.
O evento teve
Com base nas respostas de feedback de 60 participantes (27% do total):
A equipe organizadora do AEBr Summit foi composta por Juana Maria, Leo Arruda, Ivan Martucci e Adriana Arauzo. Eles foram apoiados por Ollie Base e Arthur Malone da equipe de eventos do CEA.
A equipe organizadora trabalhou remotamente, com exceção de algumas visitas ao local. Duas pessoas trabalharam pessoalmente em São Paulo durante a última semana. Embora o trabalho remoto tenha sido eficaz, a colaboração presencial se mostrou bem mais fácil, especialmente dado que nem todos se conheciam bem. Em retrospectiva, teria sido melhor a equipe trabalhar pessoalmente antes, de preferência duas semanas antes do evento, em vez de apenas uma.
Tivemos 40 voluntários divididos em diversas funções: comunicação, logística, alimentação e catering, supervisão de sala, contato com palestrantes, admissões, recepção e saúde comunitária. A maioria dos voluntários já era envolvida na comunidade, mas alguns foram completamente novos.
Agradecimentos especiais a Ivan Martucci, Adriana Arauzo, Luna Praun, Juliana Cardoso, Gustavo Henrique, Brenda Allen e Marcela Borges que trabalharam muito.
O evento teve apoio excepcional da Sociedade Vegetariana Brasileira (SVB), que forneceu comida vegana durante todo o evento. Muitos voluntários também ajudaram na preparação e disponibilização dos lanches e refeições.
Todo o orçamento de 10.000 USD foi gasto, seja com despesas diretas do evento, com marketing ou com a cobertura parcial das despesas de viagens domésticas dos palestrantes e participantes (20% do orçamento total - não houve cobertura de hospedagem).
Conseguimos manter os custos baixos devido a:
| Divisão de despesas | Totais estimados |
| Custos do local | US$ 2.365,78 |
| Custos de alimentação | US$ 705,12 |
| Custos de marketing | US$ 1.940,07 |
| Custos de produção | US$ 675,94 |
| Custos logísticos | US$ 4.313,19 |
| TOTAL GERAL | US$ 10.000,11 |
A proporção de gênero no AEBr Summit foi equilibrada, com 42% dos palestrantes e 45% dos participantes se identificando como mulheres. A presença foi forte em todas as sessões. A maioria dos participantes era de São Paulo (64%, com mais 18% de cidades próximas) e Rio de Janeiro (10%).
Os participantes relataram que gostaram do evento e se sentiram bem-vindos. A organização priorizou a criação de uma atmosfera acolhedora e ficou positivamente surpresa com a pontuação alta de 9,1 em 10 em Probabilidade de Recomendar (LTR). A pesquisa de feedback confirmou a impressão positiva, com os participantes avaliando a afirmação “O AEBr Summit foi um lugar onde me senti bem-vindo” em 4,8 de 5.
O planejamento do AEBr Summit começou no início de abril de 2024, com o local confirmado até o final do mês. O dia 29 de junho foi escolhido para o evento, pois vários dos palestrantes experientes não estariam disponíveis em julho. As principais etapas incluíram o envio de “save the date”, a compilação de uma lista de palestrantes em potencial e a organização do programa do evento e do processo de admissão. As inscrições foram abertas no dia 16 de maio, e equipe se voltou para garantir palestrantes e finalizar a programação do evento. As admissões foram encerradas no dia 22 de junho, permitindo que a equipe se concentrasse nas preparações restantes, como coordenar a feira de carreiras, gerenciar a comunicação dos participantes e palestrantes, organizar voluntários, preparar o local e lidar com a logística do catering.
A maior parte do trabalho pré-evento foi realizada pela equipe principal, com assistência voluntária em áreas como comunicação, marketing, admissões, logística e alimentação. A carga de trabalho poderia ter sido melhor equilibrada com um melhor planejamento. Decisões importantes não previstas e interdependências levaram à centralização de muitas tarefas.
A distribuição do trabalho no local foi desafiadora, uma vez que alguns voluntários desistiram de última hora, resultando numa carga pesada de trabalho físico para alguns voluntários. Esse tipo de trabalho provavelmente deveria ser realizado por trabalhadores remunerados. Muitos voluntários foram dedicados e assumiram liderança e responsabilidade quando necessário, mas não conseguiram aproveitar o evento e fazer 1-a-1s.
A estratégia de marketing envolveu a divulgação por meio de grupos de WhatsApp, organizadores de grupos universitários, Instagram e organizações alinhadas ao Altruísmo Eficaz, como Sinergia Animal, Mercy for Animals e Fórum Nacional de Proteção e Defesa Animal. O evento também foi anunciado em eventos de divulgação do AE em grandes universidades como UNICAMP, PUC, USP, USJT e USU.
Assim que o local foi garantido, foi feita uma postagem de "Salve a data" no EA Forum, antes mesmo de as inscrições estarem prontas. O formulário de inscrição foi publicado no Instagram, Facebook e em nos grupos de WhatsApp e Slack do AEBr. A equipe tentou fazer publicidade no Facebook e no Instagram em duas postagens, mas percebeu que não era eficaz.
No Instagram, a equipe entrou em contato com grandes contas não oficiais de eventos universitários da USP, tendo como principal público os estudantes, já que a USP é a melhor universidade do Brasil e o evento foi realizado lá. Essa estratégia foi conveniente devido ao orçamento de marketing limitado.
Foram um total de 255 aplicações e 230 foram aprovadas (taxa de aceitação de 90%). A meta era de 500, mas ainda assim conseguimos atingir a capacidade do evento.
O evento teve um Guia do participante elaborado por Adriana Arauzo, abordando muitas dúvidas potenciais e ajudando a reduzir a incerteza antes da conferência.
A Sociedade Vegetariana Brasileira (SVB) forneceu generosamente alimentos de alta qualidade, livres de alérgenos e totalmente veganos. Foi assegurado que todos os ingredientes e alérgenos estivessem claramente rotulados. A comida recebeu uma avaliação muito positiva de 8,98 em 10.
Agradecimentos à Marcela Borges, que já participou de diversas conferências do AE e desempenhou um papel fundamental nesta parceria, com o objetivo de oferecer aos participantes uma experiência vegana excelente para encorajar mais pessoas a reduzirem seu consumo de carne e a adotarem uma dieta vegana. Ela mobilizou muitos recursos dentro da SVB e com parceiros para tornar isso possível.
A comida foi servida em uma mesa de buffet, mas houve filas longas. Em retrospectiva, a criação de mesas de buffet adicionais teria reduzido bem o tempo de espera. Muitas tarefas, como o catering (que também foi doada pela SVB), deveriam ter sido terceirizadas para evitar sobrecarregar os voluntários. Devido à falta de pessoal para servir, os voluntários tiveram que ajudar durante todo o evento, limitando a sua capacidade de participar nas sessões.
A equipe não tinha acesso ao Salesforce e teve de criar e executar muitos processos e comunicações de forma semi-manual.
Os principais serviços utilizados foram:
Entre os principais pontos fracos do evento estiveram:
Apesar destes desafios, muitos voluntários exerceram um forte senso de responsabilidade pessoal e de vestir a camisa, o que foi um resultado bastante positive.
Gostaríamos de estender nossa sincera gratidão às seguintes organizações e indivíduos cujas contribuições foram cruciais para o sucesso do AEBr Summit 2024:
Agradecimentos especiais a:
Agradecemos o trabalho árduo e a dedicação de todos os 40 voluntários, 36 palestrantes e 220 participantes que tornaram este evento possível.
Congrats Leo, Juana, and the rest of the team on the event! I have a minor question about the writeup: It seems that the budget and cost per attendee do not include the team's salaries, and I assume there were salaries/staff costs incurred. Are there reasons for not including staff costs in the calculations? (I noticed that this was also the case for EAGxLatAm 2024, though that was organized by a different team.)
I think including staff costs provides a better picture of the money spent organizing these events. Of course, there may be considerations I'm not aware of for presenting the budget this way, so I'd be curious to hear those. Thanks for your work and transparency in sharing this retrospective!
Important note Brian Tan.
Thank you very much!
Hi Brian, thanks for noticing it, in our case the reason is that Juana and I are currently funded as national coordinators, I've now added it to the reasons for having a low cost.
Hey Leo, sorry for the late reply, but thanks for explaining and updating the post!
I understand that you and Juana are funded as national coordinators, but I still think including staff costs in the event budget would give a better picture. Maybe you could estimate the time you and Juana spent on the event to calculate the staff cost and add that to the budget?
I think the cost per attendee would be more realistic and helpful if it included staff costs, or if it was shown both with and without staff costs. This could give others a more realistic idea of what it takes to run an event like this, especially if they need to fundraise or pay for paid organizer/s too.
What do you think about this? Thanks again for being open to feedback!